Menyusun kebijakan pengeluaran yang dipatuhi tim

Kebijakan pengeluaran setebal dua puluh halaman adalah kebijakan yang tidak dibaca siapa pun. Akibatnya mudah ditebak: klaim yang tanpa sengaja melanggar aturan, penyetuju yang menolaknya, dan orang yang kesal di kedua sisi. Kebijakan yang baik itu singkat, jelas soal batasnya, dan membuat hal yang benar menjadi hal yang mudah.

Cukup satu halaman

Tulis kebijakan yang muat dalam satu halaman. Cakup apa yang bisa diklaim, batasnya, bukti apa yang dibutuhkan, dan seberapa cepat klaim harus diajukan. Kasus khusus cukup ditaruh di FAQ singkat, bukan di kebijakannya.

Gunakan batas yang jelas, bukan kata yang samar

“Wajar” punya arti berbeda bagi setiap orang. Gunakan angka: batas makan per hari, batas hotel per kota, kelas ekonomi untuk penerbangan di bawah durasi tertentu. Batas yang jelas mencegah sebagian besar perdebatan sebelum terjadi.

Jelaskan bukti yang dibutuhkan

Wajibkan foto kuitansi untuk setiap klaim di atas jumlah kecil tertentu. Buat mudah difoto dengan ponsel saat transaksi terjadi. Kuitansi yang dikumpulkan di akhir bulan adalah kuitansi yang paling sering hilang.

Kaitkan klaim dengan proyek atau klien

Minta proyek atau klien di setiap klaim. Ini memungkinkan biaya yang bisa ditagihkan diteruskan ke klien, dan menunjukkan biaya sebenarnya dari setiap proyek. Penyetuju juga jadi bertanya hal yang tepat: apakah biaya ini memang milik proyek ini?

Tetapkan batas waktu pengajuan

Minta klaim diajukan dalam 30 hari setelah pengeluaran. Klaim lama lebih sulit diperiksa, mengacaukan laporan bulanan, dan lebih mungkin ganda. Batas waktu yang jelas dan diterapkan konsisten menyelesaikan masalah ini.

Persetujuan cukup satu atau dua langkah

Sebagian besar klaim cukup satu persetujuan: atasan atau penanggung jawab proyek. Klaim besar atau tidak biasa bisa memerlukan persetujuan kedua dari tim keuangan. Lebih dari itu memperlambat pembayaran dan membuat orang enggan mengajukan klaim.

Bayar dengan jadwal tetap

Orang percaya pada proses yang membayar tepat waktu. Ganti klaim yang disetujui dengan jadwal tetap, misalnya setiap dua minggu, dan beri tahu kapan pembayaran berikutnya.

Tinjau kebijakan setahun sekali

Harga berubah, begitu juga cara tim Anda bekerja. Tinjau batasnya setahun sekali dan perbarui halaman tersebut.

Daftar periksa singkat

• Kebijakan muat dalam satu halaman.
• Batas berupa angka, bukan kata seperti “wajar”.
• Kuitansi difoto saat transaksi terjadi.
• Setiap klaim terkait dengan proyek atau klien.
• Klaim diajukan dalam 30 hari dan disetujui dalam satu atau dua langkah.
• Klaim yang disetujui dibayar dengan jadwal tetap.